صفات ومبادئ الرسائل المكتوبة كي تكون فاعلة ومؤثرة
صفات ومبادئ الرسائل المكتوبة كي تكون فاعلة ومؤثرة
أ.د. صالح بن عبدالعزيز النصار
أولا:
هناك عناصر رئيسة للرسالة، ومتى استوعب الكاتب هذه العناصر فإن باستطاعته أن يكتب بشكل صحيح وسليم رسالة ناجحة. والصفات الرئيسة للرسالة الفاعلة والمؤثرة هي: الوضوح، والدقة، واللباقة.
1-الوضوح
تأكد من أن الرسالة على قدر من الوضوح بحيث يمكن فهمها مباشرة. اكتب الرسالة بكلمات مباشرة وسهلة وبسيطة. ابتعد عن استخدام الكلمات غير الواضحة أو عديمة المعنى والجدوى.
2-الدقة
الوضوح والدقة لا ينفصلان عن بعضهما، والكلمات البسيطة والمفهومة تجعل الرسالة أكثر دقة. الدقة تعني توصيل المعنى بشكل مباشر وبكلمات مختصرة. الجمل القصيرة بدل الطويلة، وتقسيم الرسالة إلى مقاطع بشكل منطقي يجعل الرسالة أكثر دقة ووضوحاً، والقاعدة هي أن يتضمن كل مقطع من الرسالة فكرة واحدة.
3-اللباقة
اللباقة والمجاملة عنصر رئيس من عناصر الرسالة الناجحة، ومع ذلك فكثير من الرسائل تتجاهل ذلك. ومن اللباقة أن تجيب على الرسالة في نفس اليوم الذي تصل فيه. وعلى الكاتب أن يعبر في رسالته عما يريد بمودة ولباقة، وإذا كان هناك ما يستوجب كلمة شكر فليذكرها، وإذا كان هناك طلب ما فليكن ذلك بلطف، وحتى حين ترفض الرسالة طلباً ما فيجب أن يكون ذلك بلباقة.
ثانيا:
لتعبر عن أفكارك بوضوح، يجب أن تعتمد على مبادئ الكتابة الفاعلة والمؤثرة، وتذكر أن الكلمة هي وسيلتك الأساسية للتعبير عن الأفكار. ومن أهم المبادئ التي يجب مراعاتها ما يلي:
(1)الانطباع الأولي الإيجابي
كل رسالة يجب أن تعطي انطباعاً أولياً إيجابياً، وهذا يعني أن شكل الرسالة أولاً يجب أن يساعد على تقبل المضمون، وشكل الرسالة يعنى أن نهتم بنوعية الورق المستخدم، وبترويسة الرسالة، وبطباعتها، وتنظيمها.
(2)التعاطف مع وجهة نظر القارئ
يجب أن تضع نفسك في مكان القارئ وتسأل: لو كنت أنا أقرأ هذه الرسالة فما الذي أريده منها؟ اكتب عبارات الرسالة بشكل يحث القارئ على الاستجابة السريعة والمريحة لها. لو افترضنا أن مديراً يرغب في إبلاغ موظف لديه بقرار نقل أو ترقية مثلاً، فلابد من أن تحمل الرسالة ما يشعر بالتعاطف بالفرح والسرور أو الألم الذي ربما يجده القارئ جراء قراءة الرسالة.
- الرسالة التي تحمل المعلومات الصحيحة
الأخطاء في الرسالة غالباً غير متعمدة أو مقصودة، وسببها إما الإهمال كالأخطاء المطبعية، أو عدم مراجعة المصادر التي تؤكد صحة المعلومات مثل: كتابة الأسماء بشكل غير صحيح، الخطأ في التاريخ، الخطأ في الأرقام، الأخطاء الإملائية والنحوية.
هذه الأخطاء تفقد القارئ الثقة في الجهة المرسلة، لذا، يتوجب مراجعة مسودة الرسالة للتأكد من المعلومات الواردة فيها، وقراءة الرسالة قبل أن ترسل للوقوف على أية أخطاء ومن ثم تصحيحها.
- الرسالة التي تتسم بالمودة والإخلاص
إن لهجة الرسالة تعكس شخصية المرسل، ومزاجه، وليس المهم أن تقول رجاء أو شكراً، لكن المهم هو اللهجة التي تقال فيها الكلمات. ولهجة الرسالة تحمل إلى القارئ مدى جدية المرسل، وإخلاصه. وعليك أن تخاطب القارئ كتابة كما تخاطبه وأنت تتحدث إليه، بمودة وليس جفاء. ومن الجمل التي تساعد في ذلك:
- أرجو أن تقبل اعتذاري عن حضور ...
- إنني أتفهم تماماً رغبتك في الانتقال ولكن...
- إنني أتفق معك في أهمية عقد لقاء مطول...
- يؤسفني كثيراً أن أنقل لك خبر إلغاء المؤتمر...
- الرسالة الواضحة والكاملة
يحدث أحياناً أن تسلم رسائل ولا نفهم ما فيها بسبب نقص المعلومات أو الغموض.
الرسالة الناقصة مكلّفة، لأنها تقود إلى أخطاء، أو إلى التأخير، أو عدم الاستجابة. وعدم وضوح الفكرة لدى الكاتب يؤدي إلى عدم نقل الفكرة إلى الآخر بشكل واضح.
إن طلب المشاركة في مؤتمر، أو حضور اجتماع، مع عدم كمال المعلومات المطلوبة مثل اليوم والتاريخ والساعة والمكان وغير ذلك يؤدي –لاشك- إلى تضايق المرسل إليه، أو عدم حضوره، أو التأخر في الرد على الرسالة أو غير ذلك.
- الرسالة الدقيقة
يجب التفريق بين "الدقة" و "الاختصار". الاختصار هو أحد عناصر الدقة، وحتى تكون الرسالة دقيقة يجب أن تكون مختصرة وكاملة. والاختصار يجب ألا يتسبب في حذف أية معلومات ضرورية قد ينشأ عنها عدم الوضوح. وتذكر دائماً أن الوقت له ثمن، ولا يعني القارئ في شيء أن يضيع وقته في قراءة تفاصيل لا تهمه.
- الرسالة المتماسكة
يجب أن تكون الرسالة متماسكة في تسلسلها، مترابطة الأجزاء، مما يسهل على القارئ متابعة أفكار الكاتب بسهولة. التسلسل المنطقي للأفكار هو الأساس، ويمكن أن تصل إلى ذلك بكتابة النقاط التي تريد الحديث عنها، وترقيمها، وترتيبها. التعابير التالية تساعد في ربط الأفكار:
لذلك، طبعاً، ولكن، من جهة أخرى، وأكثر من ذلك، وعلى سبيل المثال، وثانياً، وأخيراً ...
- الرسالة المفقّرة
تقسيم الرسالة إلى فقرات عنصر أساسي من عناصر الرسالة الفاعلة. لكن، ليس هناك قاعدة تحدد فقرات كل رسالة، ويفضل على أية حال أن تتضمن الرسالة فقرتان على الأقل.
بدء الفقرة بعد مسافة واحدة في السطر الأول من كل فقرة يساعد في التعرف على بدايات الفقرات ونهايتها.
- تجنب العبارات النموذجية
بعض العبارات التي تستخدم في كتابة الرسائل مكررة ومحفوظة. والأفضل أن يستخدم كاتب الرسالة عبارات جديدة تعكس مضمون الرسالة وتوحي بالصدق والحرارة.
والله الموفق