مدونة

كيف تٌرسل بريد إلكتروني لأستاذك

من خلال التواصل مع طلابي بالبريد الإلكتروني، لاحظت إغفال الطلاب أو جهلهم بأساسيات طريقة وصيغة البريد الإلكتروني المكتمل شكلا وموضوعا. كثير من الطلاب يكتب لأستاذ المقرر دون التعريف بنفسه، والبعض لا يعرف كيف يبدأ ويفتتح رسالته وكيف يختمها. لذلك؛ جاءت هذه التدوينة لتُرشد الطالب وتنوره بالأسلوب الأمثل والأكمل للمراسلة بالبريد الإلكتروني، وخاصة عند التواصل مع أستاذ المقرر.

إرشادات وتعليمات التواصل بالبريد الإلكتروني باحترافية ومهنية:

١- استخدم بريدك الجامعي عند المراسلة

لا تستخدم بريدك الشخصي عند مراسلة أستاذ المقرر؛ لتجنب وضع الرسالة في صندوق البريد المهمل أو الرسائل غير المرغرب بها (Junk mail)
تأكد من وجود اسمك ولقب العائلة على الأقل في عنوان البريد الخاص بك وذلك من خلال تحديث الصفحة الشخصية لك والتأكد من اضافة الاسم الأول ولقب العائلة

٢- عنوان الرسالة

لابد من أن يحتوي عنوان رسالة الطالب رقم شعبته وعنوان مختصر لموضوع الرسالة.
مثال لعنوان الرسالة: [٧٦٥٨٤] بخصوص الاختبار الشهري الأول

٣- التحية الافتتاحية

تبدأ الرسالة بتقديم أستاذ المقرر على النحو التالي : سعادة [اللقب] / [اسم أستاذ المقرر] [حفظه الله، أو سلمه الله]
ثم يجب سرد تحية افتتاحية. مثال، تحية الإسلام، صباح الخير، مساء الخير. وتختلف باختلاف أسباب المراسلة وما إذا كانت المراسلة لأول مرة. فتحية الإسلام (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته) هي التحية الرسمية. والتي يفضل استخدامها مع أستاذ مقررك أو عند مراسلة أشخاص لأول مرة.
احرص على استخدم اللقب الذي يتناسب مع الدرجة العلمية لأستاذك. لا تستخدم "سعادة الأستاذ" مع من يحمل درجة الدكتوراه، ولا تستعمل "سعادة الدكتور" مع من يحمل شهادة الباكالوريس أو الماجستير فقط
اكتب اسم أستاذ المقرر الأول ولقب العائلة. لا تكتفي باسمه الأول فقط

٤- نص الرسالة

عرّف بنفسك أو ذكّر الأستاذ بمن أنت أولا؛ فبعض الأساتذة لديه مئات الطلاب. مثال: أنا الطالب محمد سعد في شعبة ٥٥٥ لمقرر قانون الشركات
اشرح السبب أو الأسباب التي دعتك للتواصل مع أستاذ المقرر. مثال: نظرا لتغيبي عن الاختبار الشهري الأول لأسباب صحية.
حدد بوضوح طلبك أو طلباتك وباحترام وأدب. مثال: أود منكم قبول عذري الطبي و منحي اختبار بديل
ارفق برسالتك المستندات التي تدعم أسبابك أو طلباتك (إن وجد). مثال: تجدون بالمرفقات صورة من التقرير الطبي والاجازة الممنوحة من مستشفى الملك خالد الجامعي
احرص على سلامة اللغة والصياغة وتسلسل الأفكار.
السلامة الإملائية في الرسائل والكتابات مرآة تعكس لغة المرسل، فيجب أن تحرص على تجنب الأخطاء الإملائية الشائعة، ويمكنك الاستعانة بالمدقق الآلي للتحقق من سلامة الرسالة نحوا وإملاءً (اضغط هنا للوصول إلى المدقق الآلي)

٥- التحية الختامية

اختم الرسالة بتحية ختامية. مثال: والسلام عليكم، وتقبلوا فائق تحياتي وتقديري، والله يرعاكم..إلخ
وقّع نهاية الرسالة باسمك الثلاثي و رقمك الجامعي

٦- محظورات

تجنب تضمين الرسالة الرموز والأشكال التعبيرية (Emojis) كالقلوب والورود وغيرها؛ لتأثيرها السلبي على رسمية الرسالة وعدم مناسبة استخدامها في العلاقة ما بين الأستاذ والطالب.
لا ترسل للأستاذ أكثر من رسالة في وقت قصير، وفي حالة عدم الرد، يمكنك ارسال رسالة تذكيرية بعد خمسة أيام على الأقل.
لا تراسل ولا تتصل بأستاذك على هاتفه الشخصي إلا بعد الحصول على أذن مسبق منه أو سمح لك بذلك من خلال مشاركه رقم هاتفه.
لا تتواصل مع أستاذك بخصوص موضوع أكاديمي يتعلق بالمادة العلمية أو ما يتفرع عنها على حساباته في وسائل ومنصات التواصل الاجتماعي و المهني كتويتر أو واتس اب أو لينكدن.

في المرفقات أيضا، تجد دليل المراسلات، إحدى إصدارات وزارة المالية، وهي من أجمل المراجع الموجزة العملية والتي يمكن الرجوع إليها عند كتابة الرسائل والخطابات الرسمية، خاصة فيما يتعلق بالأخطاء الإملائية والصياغية الشائعة عند المراسلات.

ولمساعدة الطلبة المسجلين في مقرراتي الدراسية، يمكن الضغط على analsaleh للحصول على نموذج متكامل، وملء الفراغات بالبيانات المطلوبة.